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職場のメンタルヘルス対策の実務 第2版
「職場のメンタルヘルス対策の実務 第2版」(民事法研究会 2013年3月15日発行)
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労働関係法改正にともなう就業規則変更の実務
「労働関係法改正にともなう 就業規則変更の実務」(清文社 2013年3月8日発行)
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トップページ → ビジネスマナー  Eメールの書き方(用件を事前に明示しておく)


<Eメールの書き方I 用件を事前に明示しておく> 
 ビジネスシーンでは、用件を伝えることは、とても大事です。当たり前のことと思われるかもしれませんが、意識をしていなければ見過ごしてしまう所です。
 用件が的確に、スムーズに相手に伝われば、仕事の成果につながります。一方、このプロセスが無ければ、後でそのしわ寄せが出てきます。
 例えば、話の食い違いから、成約につながらなかったり、ミスが発生したり…。また、非効率になった結果、労働時間が長時間化してしまうこともあるでしょう。
 ただでさえ、不況のこの時代、効率化が望まれます。便利なメールを活用してみてはいかがでしょうか。

1 社外の方に対して
 例えば、営業マンが既存クライアントに新しい提案をする場面です。事前に提案内容をメールで知らせておけば、対話にかかる時間も短縮でき、内容も相手に伝わりやすくなります。
 また、相手は、忙しい自分の時間を、打合せのために空けています。その時間を効率よく使うために事前にメールで用件を伝えておくこと有効です。提案・確認・質問、その内容は何であってもよいでしょう。要点をまとめて送っておくと、相手は「この用件で来る」と事前に意向をつかむことができ、準備をして訪問を待つことができます。
ただ、TPOに合わせて、どの程度までメールで伝えるのか、考えて使うことも必要です。内容によっては、具体的説明をあらかじめしておいた方が良かったり、メールでは返って誤解を招くこともあります。効率化が求められる部分とそうでない部分、状況に合わせて、使い分けましょう。

2 社内での連絡ついて
 ダラダラ会議を避けるには、事前にメールで内容を出席者等に送っておき、準備をしておくことが有効です。例えば、次のような内容を送っておきましょう。
@日時と場所 A会議目的 B議題とその背景 C各自準備しておくこと D関連資料
 状況によっては、事前に意見募集をしておくことも可能となります。また下地のある所から、会議を進めることができます。このようにしておけば、会議中に初めて資料を読んだり、発言内容をあわてて考えたりという事態もなくなるはずです。
 事前準備をして、内容の濃い、メリハリの効いた会議を目指したいものです。

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