【概要】
今回も「仕事の見える化」の解説をします。今回は、退社前のメール報告について説明します。
これは、業務報告を社員は管理職に対して行うものです。そして、管理職は、承認とアドバイスを返信します。このメール報告のポイントは、以下のとおりです。
１．時間見積もりと実際にかかった時間の差異を確認する。いわゆる予定と実績について差異を把握することで、その差異の原因を分析し、今後の改善につなげます。
２．良かった点と反省点を記載する。１日の行動を通じて、良かった点そして反省点を記載し、こうした情報を社内で共有化します。
３．翌日の予定を記載する。記憶の新しいうちに、翌日の予定を簡単に記載します。このことで、朝のメールが円滑に対応できます。
メリットは、以下のとおりです。
１．良かった点と反省点の報告により、ほめることと指導の両方ができます。
２．管理職が業務の進捗状況を確認できます。
３．明日、実施すべき内容をリスト化できるので、明日円滑に業務が遂行できることにつながります。
このようにメリットがとても多い、メールでのto do list化ですが、想定されるのは、社員の抵抗です。一日の行動を漏れなく書くということは、確かに、まるで監視されているようで、気が進まないと感じるかもしれません。
ただ、今後仕事を少しでも効率化していく上では、仕事の見える化、仕事の共有化、仕事の改善が必要不可欠です。
仕事というのは、特定の社員に集中しがちです。そのときに全社員の仕事の状況が見える状況になっていれば、適正に仕事の配分をすることにつながります。
その結果、特定の社員の残業やメンタルヘルス不調の防止につながります。是非、トライしていただきたいと思います。
