【概要】
今回も「仕事の見える化」の解説をします。前回は、例えば、以下のようなメールを朝にメーリングリストで送付し、共有化を図ることがよいと解説しました。
１０時～１２時 ××企画書作成 Ａａ２
１３時～１４時 ○○資料作成 Ｂｃ１
１４時～１４時３０分 △△打ち合わせ Ｃｃ0.5
今回は、このメールの留意点とメリットを解説します。
まず、留意点です。
１．時間単位を決める。タスクに対する時間単位を決めます。１分単位ですと、さすがに細かすぎますので、例えば、15分単位（0.25）で見積もるようにしましょう。
２．残業は見込まず、就業時間内で終わるように予定を立てます。残業というのは、恒常的に行われてはいけません。従って、予定は就業時間内で必ず終わるように立てることになります。
３．重要度と緊急度を考慮します。予定は、重要度と緊急度を意識します。上記の例は、重要度：ＡＢＣ、緊急度：ａｂｃとなっていますが、３段階が大変であればＡＢ、ａｂのように２段階でも良いでしょう。いずれにしても、タスクの重要度・緊急度についての見える化が大切です。
そして、メリットです。
１．管理職が時間見積もりと重要度・緊急度を確認できます。朝のメールでの連絡により、管理職が部下の予定を確認できます。内容によっては、業務を実施する前に、予定の修正等についてアドバイスできます。
２．重要度や緊急度の高い仕事を優先的に仕事することになります。仕事の見える化になり、結果として重要度や緊急度の高い仕事が見えてきます。業務の効率化につながります。
いかがでしょうか。
次回は、退社前のメール報告について説明します。お楽しみにしていて下さい。
