業務効率化につながる仕事術として、所要時間付きのアジェンダを事前配布し、会議を改善する方法を説明するイラスト
会議のアジェンダを事前にメール配布し、各議題の所要時間を確認してから集中して会議に参加する様子を描いたイラスト
所要時間付きのアジェンダを事前共有することで、参加者が意見を整理し、会議を短時間で効率よく進められます。

【概要】

前回から、会議について解説しています。前回は、会議コスト把握の重要性を説明しました。また、会議は立ってやる(短時間集中会議)について説明しました。

今回は、アジェンダを事前に配布することを説明します。

<アジェンダを事前配布>
所要時間つきのアジェンダを事前に参加者にメールします。なお、アジェンダは定型フォーマットを用意しておくことが効果的です。

アジェンダの例としては、以下のとおりです。

目的:
日時:
場所:
検討事項
1.○○○ 10分
2.○○○ 15分
3.○○○  5分
※30分しか行いませんので、各自アジェンダを確認して、自分の意見をまとめておいてください。

以上のように、検討事項毎に時間を設定しています。時間が限られていますので、ダラダラ会議にならず、また、参加者は意識を高くして、会議に参加することになります。

次回も会議の事例を紹介します。お楽しみにしていて下さい。